Masz bardzo dużo obowiązków w kalendarzu, ale brakuje Ci czasu na ich realizowanie? Z pomocą przychodzą techniki zarządzania czasem. Dzięki nim tak zorganizujesz swoje obowiązki zawodowe i prywatne, że będziesz w stanie dużo lepiej i wydajniej pracować. Techniki te opierają się w głównej mierze na tworzeniu harmonogramów, które pomogą Ci osiągnąć wyznaczone cele oraz ustalić listę priorytetów. Dowiedz się, jak w odpowiedni sposób zarządzać czasem, aby móc go efektywnie wykorzystać.
Techniki na zarządzanie sobą w czasie
Szczyt produktywności przypada na godziny pomiędzy 8 a 11. Jest to naturalny czynnik, który wpływa na wydajność. Warto znać te zależności, aby jak najlepiej wykorzystać czas i świadomie planować swoje obowiązki. Poznaj kilka najpopularniejszych technik na zarządzanie sobą w czasie.
Macierz Eisenhowera
Ta technika jest szczególnie polecana osobom, które nie radzą sobie z określeniem, które zadania są istotniejsze od innych. Macierz Eisenhowera składa się z czterech kategorii, do których przypisywane są zadania w zależności od poziomu ważności.
- Ważne i pilne – czyli najważniejsze obowiązki o dużym znaczeniu. Czas, w jakim należy wykonać zadania z tej kategorii, to najbliższe kilka godzin. Najczęściej trafiają tu poprawki błędów w projekcie lub wprowadzanie korekt.
- Ważne, ale nie pilne – zadania, które są ważne, ale nie posiadają ustalonego terminu, jednak warto wykonać je w ciągu kilku najbliższych dni.
- Nieważne, ale pilne – w tej kategorii znajdują się obowiązki, które nie są najważniejsze, ale jest określona data na ich wykonanie. Te zadania można oddawać zaufanym osobom do zrealizowania.
- Nieważne i niepilne – są to wszystkie zadania, które nie są pilne i nie posiadają terminu, w którym trzeba je wykonać. Można je wykonać w wolnym czasie lub delegować innym.
Powyższa technika jest przydatna podczas organizacji zadań oraz zarządzania czasem. Pozwala również na stworzenie hierarchii ważności obowiązków.
Technika Pomodoro
Jest to świetny sposób pracy dla osób, które łatwo ulegają rozproszeniu. Pomaga skupić się na celu oraz poprawia koncentrację i wydajność. Technika Pomodoro polega na podzieleniu pracy na segmenty czasowe, które trwają 25 minut (taki okres nazywany jest 1 pomodoro). Podczas jednego pomodoro wykonuje się nieprzerwanie określone zadanie. Po upływie 25 minut należy zrobić sobie 5 minut przerwy. Jeśli wykonane zostały 4 cykle, można odpocząć nawet przez pół godziny. Przy wykorzystaniu techniki Pomodoro powinno się zrealizować określone zadanie lub część większego projektu w przeciągu 2-godzinnego cyklu.
Technika Getting Things Done
Powyższa metoda pomaga uporządkować system pracy. Dzięki niej nie ominie się żadnego z zaplanowanych zadań. W metodzie GTD zbiera się i zapisuje wszystkie obowiązki do wykonania. Dotyczy to zarówno zadań tak błahych jak wysłanie maila jak i ważniejszych, np. stworzenie prezentacji czy raportu. Technika GTD opiera się na pięciu etapach zarządzania obowiązkami: gromadzenia, analizowania, porządkowania, przeglądania i realizacji.
